Pour savoir comment organiser une salle de réunion, vous devrez prendre en compte non seulement l’ordre du jour et les personnes qui y assisteront, mais aussi la façon dont tout le mobilier va être disposé.
Vous devrez réfléchir à l’objectif de la réunion et tout organiser pour que l’environnement soit adéquat. Une salle de réunion bien organisée peut garantir une bonne interaction entre les participants et un bon résultat.
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Aspects importants de l’organisation d’une salle de réunion
Pour que tous les participants tirent le meilleur parti de votre événement, il faut tenir compte d’un certain nombre d’éléments : combien de personnes assisteront à l’événement, devront-elles prendre des notes de ce qui est expliqué pendant l’événement, devront-elles interagir avec les autres participants ?
Voici quelques considérations sur la façon d’aménager une salle de réunion :
- Planifiez l’aménagement de votre salle en fonction de l’objectif de la réunion.
- Créez l’ambiance et organisez les choses avec l’un de ces diagrammes de salle de réunion.
Configuration impériale
Pour une réunion de type discussion, envisagez d’utiliser des sièges autour de la table, communément appelés « style salle de conférence » ou « configuration impériale », afin que chaque délégué puisse voir tous les autres.
Configuration en U
Les salles de conférence sont aménagées avec des tables disposées en U, entourées de chaises sur un côté. Si un point d’intérêt est nécessaire dans la pièce pour projeter une image, il est normal d’attribuer la pièce de cette manière.
Auditorium
Les chaises sont placées face à l’avant de la salle. Les tables ne sont généralement pas utilisées, car les invités n’ont pas besoin de prendre des notes, mais il est d’usage de laisser une allée au centre.
Les auditoriums sont principalement utilisés pour les conférences, les discours, les allocutions et les présentations exécutives.
Places assises mixtes
Bien qu’il puisse s’agir d’un aménagement informel de la salle de réunion, un plan d’assise mixte a plus à voir avec les chaises et la hauteur qu’avec autre chose.
Utilisez des chaises à différents niveaux dans l’espace où vous pouvez désigner des endroits pour la relaxation. Des meubles de bureau artistiques et accrocheurs ou un décor excentrique rendent ce design amusant, fonctionnel et productif.
Points importants lors de la création de différents styles de salles de réunion
Quel que soit le modèle que vous choisissez, gardez ces points à l’esprit lorsque vous créez la mise en page de votre prochain événement :
- Déterminez le niveau de formalité requis pour votre programme afin de réduire le nombre d’options.
- Choisissez si vous souhaitez que les participants établissent un lien émotionnel, professionnel ou les deux.
- Laissez les objectifs de votre réunion avoir le dernier mot sur le design que vous choisissez.
- Besoin de gens pour se mêler aux autres ? Un espace ouvert, une variété de hauteurs de chaises et l’utilisation de tables de banquet sont d’excellentes options.
En bref, cela signifie que vous avez une myriade d’options pour les styles de salles de conférence. Réfléchissez à celle qui convient le mieux à votre lieu de travail et aux participants.
Gardez à l’esprit que choisir la meilleure configuration pour votre événement d’entreprise peut être un défi, car il s’agit d’un facteur important pour atteindre les objectifs de votre événement. Toutefois, si vous gardez les points ci-dessus à l’esprit, vous serez en mesure d’atteindre ces objectifs.
