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Comment organiser les salles de réunion au lendemain de la pandémie

Comment organiser les salles de réunion au lendemain de la pandémie

Avec la fin de la pandémie, le retour au bureau se profile pour beaucoup. 

Mais nos espaces de travail n’auront plus l’aspect de nos bureaux d’autrefois. Plus de 80% des entreprises prévoient de permettre à une partie de leur personnel de travailler à distance. Cet arrangement hybride est l’avenir, car les entreprises s’efforcent de stimuler la productivité et de donner la priorité à la sécurité.

Les salles de réunion, en particulier, devront faire l’objet d’une attention particulière. Trop souvent, les salles de réunion sont remplies à ras bord, où les germes peuvent se propager rapidement entre les personnes. Dans le même temps, avec un nombre croissant d’employés travaillant depuis n’importe où, les salles de réunion traditionnelles devront combler le fossé entre les employés au bureau et les employés à distance.

La façon dont une entreprise réaménage ses salles de réunion peut avoir un impact important sur sa collaboration et sa culture. Et avec la reprise sur la feuille de route, c’est quelque chose qui vaut la peine d’être bien fait. Examinons plusieurs considérations clés pour la salle de réunion post-pandémie.

1. Gardez les salles de réunion désinfectées

Laissez suffisamment d’intervalles entre les réunions prévues pour que les salles puissent être nettoyées. Veillez à ce que les produits de nettoyage soient facilement disponibles pour essuyer les surfaces entre les réunions, et déterminez et communiquez qui est responsable de cette tâche. Mettez également à disposition du désinfectant pour les mains.

Retirez les chaises afin d’assurer une distance sociale adéquate et affichez des panneaux qui décrivent clairement la distance et les autres politiques et procédures à suivre.

Bon à savoir : dans les centres d’affaires, les salles de réunion sont systématiquement désinfectées. Comme chez BBS.

2. Assurez-vous que les salles de réunion sont configurées pour la tenue de vidéoconférences.

Dans les espaces de travail post-pandémiques, les employés peuvent ne passer qu’une partie de leur temps au bureau. Ce nouveau paradigme de travail, appelé travail hybride, donne aux employés la liberté de choisir de travailler là où ils se sentent le plus à l’aise et le plus productifs.

Il n’y a qu’un seul problème : de nombreux bureaux ne sont pas aménagés pour accueillir une main-d’œuvre hybride. Prenons l’exemple d’une salle de réunion classique. Conçues pour une présence physique, les salles de réunion sont d’excellents facilitateurs de discussions en face à face. Mais qu’en est-il des coéquipiers qui travaillent à domicile ce jour-là ? Ou de ceux qui sont éloignés en permanence ?

Avec une main-d’œuvre hybride, les entreprises devront s’assurer que les employés peuvent interagir facilement et efficacement, qu’ils soient au bureau ou qu’ils appellent d’un endroit éloigné.  

Cela signifie que les salles de réunion devront être équipées du matériel et des logiciels de vidéoconférence appropriés.

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3. Maintenir et faire respecter la distanciation sociale dans les salles de réunion

L’augmentation du nombre de personnes sur le site et le besoin de distance sociale signifient que vous aurez besoin d’un plan pour suivre et limiter la capacité des salles de réunion. 

Peut-être devrez-vous également revoir la disposition des sièges. Seront-ils fixes afin de contrôler la distance ? Ou autoriserez-vous des sièges libres et laisserez-vous les employés s’occuper eux-mêmes de maintenir des distances sociales appropriées ? Réfléchissez-y et, quelle que soit la solution qui convient le mieux à votre entreprise et à votre espace, planifiez la mise en œuvre du nouveau système et la formation à ce sujet.

4. Établir un protocole de réservation pour les salles de réunion

Mettez en place un système de réservation en ce qui concerne les salles de réunion. Avant la pandémie, les employés sur-réservaient souvent les salles et les laissaient inutilisées. Lorsque les employés reviendront au bureau, l’espace sera limité en raison des exigences de distanciation sociale, et vous ne voudrez pas que des salles de réunion restent inutilement vides.

Envisagez de créer un outil de réservation qui permette aux gens de réserver et d’annuler l’espace de la salle de réunion. Assurez-vous que les employés connaissent l’importance d’optimiser l’espace, afin qu’une petite réunion de trois personnes, par exemple, ne monopolise pas un espace de 25 places.

De même, ne permettez pas aux employés de s’approprier des salles de conférence vides pour travailler tranquillement. Recherchez plutôt d’autres options qui permettent aux employés de se concentrer, comme le travail à distance.

Vos nouvelles règles de réservation doivent également encourager les réunions efficaces. Indiquez clairement que les réunions ne peuvent pas dépasser le temps imparti, ce qui peut amener les plateformes de réunion actuelles et suivantes à se rassembler dans le même espace.

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